Hóa đơn điện tử có liên giống như trong hóa đơn giấy không?

Đối với hóa đơn giấy truyền thống mà các doanh nghiệp đã sử dụng từ trước đến nay, khái niệm liên trong hóa đơn đã không còn xa lạ với kế toán. Thế nhưng, thời gian doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang gần kề, kế toán nên tìm hiểu dần về hóa đơn điện tử để nắm rõ các quy định. Làm thế nào để tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ? Hóa đơn điện tử có liên giống với hóa đơn giấy hay không? Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu cần chuẩn bị gì? Trước những thắc mắc trên, bài viết này sẽ giải đáp giúp các bạn vấn đề liên trong hóa đơn điện tử.

1. Liên hóa đơn là gì? Quy định về liên trong hóa đơn giấy thế nào?

Theo các quy định tại Điểm c, Khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, liên hóa đơn được hiểu là các tờ trong cùng một số hóa đơn.

Mỗi số hoá đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:

– Liên 1: Lưu tại đơn vị kinh doanh.

– Liên 2: Giao cho người mua.

Các liên từ liên thứ 3 trở đi người tạo hóa đơn có quyền đặt tên theo công dụng cụ thể. Riêng hoá đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

Đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền thì tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền tạo, phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó, giao cho người mua 2 liên: liên 2 “giao cho người mua” và một liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.

Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng chỉ tạo hóa đơn 2 liên thì tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) với cơ quan có thẩm quyền. Liên 2 của hóa đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản được sử dụng các chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định: Liên 2 hóa đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) liên quan đến tài sản phải đăng ký.

hóa đơn điện tử

2. Hóa đơn điện tử có liên như đối với hóa đơn giấy không?

Hóa đơn điện tử được khởi tạo dưới dạng dữ liệu điện tử do bên bán hàng, nhà cung cấp dịch vụ đã có mã số thuế thiết lập và ký số theo quy định hiện hành về giao dịch hóa đơn điện tử.

Khi thiết lập và lưu trữ hóa đơn điện tử gồm ít nhất 2 bản: 1 bản dạng file PDF thể hiện hóa đơn với nội dung, hình thức như một bản hóa đơn giấy thông thường và file dữ liệu hóa đơn (thường ở định dạng XML). 

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi lập hóa đơn điện tử? 

Hóa đơn điện tử hợp lệ cần đầy đủ những thông tin gì?

Quy định về liên của hóa đơn điện tử: Nếu như hóa đơn giấy quy định có 2 hoặc nhiều hơn 2 liên để lưu trữ và sử dụng thì hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất được lưu trên hệ thống máy tính và không có khái niệm về liên. Bên bán (bên phát hành hóa đơn), bên mua (bên tiếp nhận hóa đơn) và cơ quan thuế sẽ cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn duy nhất đó.

Công văn số 1721/TCT-DNL ngày 14/05/2014 của Tổng cục Thuế về việc thực hiện hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC gửi Cục Thuế các tỉnh cũng có đề cập đến việc hóa đơn điện tử không phải có tên liên hóa đơn. Khi ký hiệu mẫu số hóa đơn, doanh nghiệp phải sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên hóa đơn.

 

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *