Hóa đơn điện tử hợp lệ cần đầy đủ những thông tin gì?

Hóa đơn điện tử với những lợi ích thiết thực đang dần được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn sử dụng để thay thế hóa đơn truyền thống. Tuy nhiên với loại hình hóa đơn mới này, nhiều kế toán vẫn đang gặp khó khăn khi tiếp cận và sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử như thế nào được coi là hợp lệ? Mẫu hóa đơn điện tử đẹp cần có những thông tin gì? Hóa đơn điện tử có bắt buộc sử dụng hay không? Những chia sẻ sau đây về hóa đơn điện tử sẽ giúp kế toán giải đáp những thắc mắc của mình một cách tổng quan nhất.

Một hóa đơn điện tử hợp lệ phải bao gồm đầy đủ các thông tin:

1. Thông tin về hóa đơn: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.

2. Thông tin về người bán trên hóa đơn: Tên người bán, địa chỉ, mã số thuế bên bán.

3. Thông tin về bên mua trên hóa đơn: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế bên mua.

4. Nội dung thông tin về hàng hóa, dịch vụ: Số thứ tự mặt hàng, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế GTGT, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng.

5. Tổng số tiền phải thanh toán.

hóa đơn điện tử

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử phải có định dạng XML, không bị sửa đổi và kèm theo bản được thể hiện bằng định dạng PDF. Hóa đơn điện tử cần đáp ứng được các tiêu chí cụ thể là có mã QR bản thể hiện hóa đơn điện tử; có ký hiệu; có chữ ký điện tử hợp pháp của doanh nghiệp; mẫu hóa đơn điện tử đúng với quy định của pháp luật.

Hóa đơn điện tử có bắt buộc DN sử dụng?

Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 được ban hành về hóa đơn điện tử có quy định về thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:

– Trước ngày 01/11/2019: Nếu DN đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế trước ngày này thì được phép tiếp tục sử dụng.

– Từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020:

Đối với trường hợp được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã nhưng DN chưa đủ điều kiện về công nghệ thông tin để áp dụng thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ, tuy nhiên cần gửi mẫu theo Phụ lục 03 và tờ khai thuế giá trị gia tăng đến cơ quan thuế.

Nếu DN mới thành lập trong thời gian này và được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp DN chưa đủ điều kiện để áp dụng thì có thể được sử dụng hóa đơn giấy theo những quy định tại Nghị định 51/2010.

Trường hợp doanh nghiệp đã đặt in, thông báo phát hành hóa đơn tự in hoặc đặt mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 1/11/2018 thì sẽ tiếp tục sử dụng những hóa đơn còn lại đến hết ngày 31/10/2020.

– Từ ngày 1/11/2020 trở đi: Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC. Cũng từ ngày này, Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP sẽ hết hiệu lực thi hành. 

Tra cứu hóa đơn điện tử thế nào cho hợp lệ? Hướng dẫn cách xác định ngày nộp thuế điện tử

Khi hạch toán kế toán và kẹp chứng từ sổ sách, có phải in hóa đơn điện tử để báo quản và lưu trữ không?

Trường hợp 1: Giống như hóa đơn giấy các bạn kế toán có thể xé liên 3 của hóa đơn kẹp cùng chứng từ thì hóa đơn điện tử các bạn in bản thể hiện ra và kẹp theo từng nghiệp vụ phát sinh cho dễ kiểm tra kiểm soát.

Trường hợp 2: Các bạn copy hóa đơn vào 1 USB (giống hóa đơn giấy để nguyên hóa đơn liên 3 tại quyền, đóng quyển các phiếu chi, thu riêng biệt) thì các bạn không cần phải in ra để kẹp chứng từ.
 

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *