Hướng dẫn cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho và tăng cường hiệu quả

Bạn đang gặp khó khăn với các vấn đề về độ chính xác của hàng tồn kho đang làm giảm hiệu quả và lợi nhuận của bạn? Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào thế giới về độ chính xác của hàng tồn kho, làm sáng tỏ các chiến lược đã được chứng minh có thể giúp bạn cải thiện nó và thúc đẩy lợi nhuận của bạn. Trong suốt hướng dẫn này, chúng tôi cũng sẽ thảo luận về các nguyên nhân phổ biến khiến hàng tồn kho không chính xác, điểm chuẩn của ngành và lợi ích lâu dài của việc cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho. 

Độ chính xác của hàng tồn kho như một KPI là gì? 

Độ chính xác của hàng tồn kho là một chỉ số hiệu suất chính (KPI) dành cho kho để đo lường độ chính xác và đúng đắn của hồ sơ hàng tồn kho của công ty so với hàng tồn kho thực tế hiện có. Nói cách khác, nó đánh giá mức độ phù hợp giữa số lượng hàng tồn kho được ghi lại của nhà kho với số lượng sản phẩm, vật liệu hoặc hàng hóa thực tế có mặt tại các địa điểm lưu trữ.

Công thức tính toán độ chính xác của hàng tồn kho thường liên quan đến việc so sánh mức tồn kho được ghi lại (theo hồ sơ của công ty hoặc hệ thống quản lý kho hàng ) với lượng hàng tồn kho được kiểm kê thực tế trong quá trình kiểm kê hoặc kiểm kê hàng tồn kho thực tế. Kết quả thường được biểu thị dưới dạng phần trăm hoặc tỷ lệ. Đây là công thức cơ bản:

Độ chính xác của hàng tồn kho = (Hàng tồn kho được ghi lại / Hàng tồn kho thực tế) × 100

Tỷ lệ chính xác hàng tồn kho cao cho thấy hồ sơ hàng tồn kho của công ty là đáng tin cậy và có hệ thống kiểm soát tốt. Ngược lại, tỷ lệ phần trăm độ chính xác thấp cho thấy có thể có vấn đề trong quản lý hàng tồn kho, chẳng hạn như sai lệch do trộm cắp, lỗi nhập dữ liệu, thực hiện đơn hàng không chính xác hoặc vấn đề trong việc theo dõi quá trình di chuyển của hàng hóa.

Tại sao độ chính xác của hàng tồn kho lại quan trọng?

Dữ liệu hàng tồn kho chính xác rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể quy mô hoặc ngành. Nó đảm bảo bạn có sẵn sản phẩm phù hợp khi khách hàng cần, ngăn ngừa tình trạng hết hàng và mất doanh số. Ngoài ra, dữ liệu tồn kho chính xác cho phép bạn đưa ra quyết định mua hàng, sản xuất và định giá sáng suốt, cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận của bạn.

Ngoài việc cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tăng doanh thu, quản lý hàng tồn kho chính xác còn hợp lý hóa hoạt động của bạn. Nó loại bỏ nhu cầu đếm hàng thủ công và giảm thời gian tìm kiếm mặt hàng. Bằng cách tối ưu hóa độ chính xác của hàng tồn kho, bạn có thể tạo chuỗi cung ứng tinh gọn và hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Khi độ chính xác hàng tồn kho của bạn thấp, nó có thể dẫn đến vô số vấn đề. Việc dự trữ quá nhiều có thể làm tăng vốn của bạn và dẫn đến chi phí lưu kho không cần thiết trong khi việc dự trữ quá ít có thể dẫn đến mất doanh thu và khách hàng không hài lòng.

Để cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho, bạn cần hiểu các nguyên nhân phổ biến dẫn đến sự thiếu chính xác của hàng tồn kho và thực hiện các chiến lược hiệu quả để giải quyết chúng. Hãy cùng khám phá những nguyên nhân này một cách chi tiết.

Nguyên nhân phổ biến khiến hàng tồn kho không chính xác 

Sự thiếu chính xác của hàng tồn kho có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau và việc xác định những nguyên nhân này là bước đầu tiên để cải thiện độ chính xác. Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến nhất khiến hàng tồn kho không chính xác. 

1. Lỗi nhập dữ liệu

Điều này liên quan đến những lỗi xảy ra khi nhập dữ liệu vào hệ thống của bạn theo cách thủ công, chẳng hạn như hoán đổi số, nhập sai số lượng hoặc chọn sai mã sản phẩm. Điều này dẫn đến sự khác biệt giữa mức tồn kho được ghi nhận và thực tế.

2. Thiếu tự động hóa

Giống như nguyên nhân đầu tiên, việc chỉ dựa vào các quy trình thủ công mà không tự động hóa thích hợp , như quét mã vạch hoặc công nghệ RFID, sẽ làm tăng khả năng xảy ra lỗi và sự không nhất quán trong dữ liệu hàng tồn kho.

3. Thủ tục tiếp nhận kém

Những sai sót trong quá trình tiếp nhận có thể dẫn đến việc ghi chép hàng tồn kho không chính xác. Ví dụ về lỗi bao gồm không cập nhật số lượng hàng tồn kho khi nhận hoặc không báo cáo chính xác hàng hóa bị hư hỏng.

4. Co rút và trộm cắp

Sự hao hụt không được tính toán do trộm cắp, hư hỏng hoặc các lý do khác có thể gây ra sự khác biệt giữa số lượng tồn kho được ghi nhận và thực tế.

5. Đào tạo không đầy đủ

Đào tạo nhân viên không đầy đủ về quản lý hàng tồn kho có thể dẫn đến sai sót trong việc ghi chép, đếm và xử lý hàng tồn kho.

6. SKU/Mã vạch không khớp

Việc dán nhãn sai cho các mặt hàng hoặc sử dụng SKU hoặc mã vạch đã lỗi thời có thể dẫn đến việc xác định sai sản phẩm, gây ra thông tin không chính xác.

7. Bố trí và tổ chức kho kém 

Bố trí kho không hiệu quả , lưu trữ vô tổ chức hoặc sắp xếp sản phẩm không đúng cách có thể gây khó khăn cho việc đếm hàng tồn kho chính xác.

8. Giao tiếp không đầy đủ

Thiếu sự giao tiếp rõ ràng giữa các bộ phận khác nhau (chẳng hạn như mua hàng, bán hàng và kho hàng) có thể dẫn đến sự khác biệt khi ghi lại chuyển động hàng tồn kho.

9. Thiếu tích hợp giữa các hệ thống

Nếu hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn không được tích hợp với các hệ thống khác, điều đó có thể dẫn đến dữ liệu không chính xác.

10. Kiểm toán không nhất quán

Việc kiểm tra và kiểm kê hàng tồn kho không thường xuyên hoặc không thường xuyên có thể khiến những khác biệt không được chú ý trong thời gian dài.

Làm thế nào để bạn đảm bảo tính chính xác của hàng tồn kho?  

Bây giờ chúng ta đã hiểu nguyên nhân dẫn đến sự thiếu chính xác của khoảng không quảng cáo, hãy cùng khám phá một số kỹ thuật thực tế để cải thiện điều đó.

1. Hệ thống và phần mềm quản lý kho

Đầu tư vào một hệ thống hoặc phần mềm quản lý kho đáng tin cậy là rất quan trọng để duy trì hồ sơ tồn kho chính xác. Các hệ thống này cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về mức tồn kho, tự động nhập dữ liệu và cho phép tích hợp liền mạch với các hệ thống kinh doanh khác. Chọn một hệ thống phù hợp với nhu cầu kinh doanh và ngân sách của bạn, đồng thời đảm bảo nó cung cấp các tính năng như quét mã vạch, theo dõi hàng loạt và khả năng báo cáo.

2. Sử dụng công nghệ mã vạch và RFID

Việc triển khai công nghệ mã vạch hoặc nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) cho phép bạn hợp lý hóa việc thu thập dữ liệu và giảm sai sót của con người trong quá trình nhận, lấy hàng và đếm.

3. Thực hiện tính chu kỳ để có độ chính xác tốt hơn

Việc đếm chu kỳ bao gồm việc thường xuyên đếm một phần nhỏ hàng tồn kho của bạn để đảm bảo độ chính xác. Thay vì ngừng hoạt động để kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho thực tế, việc đếm chu kỳ cho phép bạn liên tục xác định và giải quyết những điểm không chính xác. Bằng cách đếm một phần hàng tồn kho mỗi ngày, tuần hoặc tháng, bạn có thể nhanh chóng xác định và giải quyết mọi khác biệt trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng.

4. Hợp lý hóa quy trình tiếp nhận

Quy trình tiếp nhận hiệu quả là điều cần thiết để duy trì hồ sơ kiểm kê chính xác. Đào tạo nhân viên của bạn về các kỹ thuật tiếp nhận phù hợp, bao gồm kiểm tra số lượng, kiểm tra hư hỏng và ghi lại thông tin chính xác. Có hướng dẫn rõ ràng và quy trình làm việc được xác định rõ ràng sẽ giúp giảm sai sót và cải thiện độ chính xác.

5. Đào tạo và trao quyền cho nhân viên 

Nhân viên của bạn đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì hồ sơ kiểm kê chính xác. Cung cấp đào tạo toàn diện về các phương pháp hay nhất về quản lý hàng tồn kho, bao gồm kỹ thuật nhập, lấy và nhận dữ liệu, có thể cải thiện đáng kể độ chính xác. Trao quyền cho nhân viên của bạn bằng cách cung cấp cho họ các công cụ, nguồn lực và quyền hạn mà họ cần để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Khuyến khích giao tiếp cởi mở và thiết lập các vòng phản hồi để giải quyết mọi mối quan ngại hoặc đề xuất mà họ có thể có.

6. Xác thực dữ liệu thường xuyên

Thường xuyên xác thực và làm sạch dữ liệu hàng tồn kho của bạn để loại bỏ trùng lặp, nhập sai hoặc không nhất quán.

7. Xây dựng hệ thống nhà kho thông minh

Để cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho và tăng cường hiệu quả trong quản lý nhà kho thông minh, bạn có thể thực hiện các biện pháp sau đây:

  • Sử dụng công nghệ RFID (Radio Frequency Identification): 
  • Sử dụng mã vạch (Barcode): 
  • Hệ thống quản lý kho thông minh (WMS – Warehouse Management System):
  • Tối ưu hóa vị trí lưu trữ: 
  • Áp dụng công nghệ tự động hóa: 
  • Theo dõi và phân tích dữ liệu:

 

Những biện pháp trên có thể giúp bạn cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho và tăng cường hiệu quả trong quản lý nhà kho thông minh. Hãy xem xét áp dụng những biện pháp phù hợp với nhu cầu và tài nguyên của doanh nghiệp của bạn.

Lợi ích lâu dài của việc cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho

Cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho mang lại nhiều lợi ích lâu dài vượt xa việc tối đa hóa lợi nhuận. Dưới đây là một số lợi thế chính.

1. Giảm chi phí

Quản lý hàng tồn kho chính xác giúp ngăn ngừa tình trạng tồn kho quá mức và hết hàng, giảm chi phí vận chuyển liên quan đến hàng tồn kho dư thừa và cơ hội bán hàng bị bỏ lỡ. Việc tối ưu hóa chi phí này giúp cải thiện lợi nhuận tổng thể.

2. Vốn lưu động được tối ưu hóa

Với dữ liệu tồn kho chính xác, doanh nghiệp có thể phân bổ vốn lưu động hiệu quả hơn bằng cách đầu tư vào đúng lượng hàng tồn kho cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không cần phải đầu tư thêm vốn.

3. Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Hàng tồn kho chính xác đảm bảo rằng sản phẩm luôn có sẵn khi khách hàng cần, giúp cải thiện việc giao hàng đúng hạn và nâng cao sự hài lòng của khách hàng . Những khách hàng hài lòng có nhiều khả năng mua hàng lặp lại và giới thiệu người khác.

4. Giảm thiểu lượng hàng tồn kho

Hồ sơ tồn kho chính xác ngăn chặn tình trạng hết hàng , tình trạng sản phẩm hết hàng khi khách hàng muốn mua. Điều này làm giảm doanh số bán hàng bị mất, đơn hàng đặt sẵn và khả năng mất khách hàng vào tay đối thủ cạnh tranh.

5. Dự báo được cải thiện

Dữ liệu tồn kho chính xác hỗ trợ dự báo nhu cầu tốt hơn , cho phép doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất, mua hàng và tiếp thị hiệu quả hơn.

6. Bổ sung hiệu quả

Với dữ liệu chính xác, doanh nghiệp có thể thiết lập trình kích hoạt bổ sung tự động , đảm bảo đơn hàng được đặt vào đúng thời điểm để duy trì mức tồn kho tối ưu.

7. Sử dụng không gian hiệu quả

Với dữ liệu tồn kho chính xác, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa cách bố trí kho và sử dụng không gian lưu trữ , giảm nhu cầu bổ sung cơ sở lưu trữ.

8. Lợi thế cạnh tranh

Việc duy trì độ chính xác hàng tồn kho cao giúp doanh nghiệp trở nên khác biệt bằng cách cho phép họ thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng một cách hiệu quả, phản ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường và duy trì danh tiếng thương hiệu tích cực.

9. Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Dữ liệu kiểm kê chính xác cung cấp nền tảng đáng tin cậy cho việc ra quyết định chiến lược, cho phép doanh nghiệp phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả và đưa ra những lựa chọn sáng suốt.

Kết luận

Cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho là rất quan trọng để tăng lợi nhuận và hợp lý hóa hoạt động của bạn. Bằng cách hiểu nguyên nhân dẫn đến sự thiếu chính xác của hàng tồn kho và triển khai các chiến lược cũng như kỹ thuật phù hợp, bạn có thể đạt được độ chính xác cao hơn về hàng tồn kho, tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng và cuối cùng là tăng lợi nhuận của mình. 

Xem thêm: