Quy định quản lý hồ sơ

Quy định quản lý hồ sơ của doanh nghiệp

I/ MỤC ĐÍCH 

Văn bản này quy định cụ thể công tác lập, kiểm soát, lưu trữ hồ sơ của công ty để đảm bảo các hồ sơ dễ nhận biết, rõ ràng và thuận tiện trong khai thác sử dụng.

II/ PHẠM VI

Không có.

III/ ĐỊNH NGHĨA

Hồ sơ: tài liệu công bố các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện tại Công ty. Ví dụ: hồ sơ xử lý sự cố máy…; hồ sơ tuyển dụng đợt 1 năm 2017; hồ sơ tai nạn lao động…, hồ sơ giải quyết đơn thư của khách hàng…

Danh mục hồ sơ: tập hợp các loại hồ sơ dự kiến lập tại các ban / phòng.

Lập hồ sơ: bao gồm các quá trình lập danh mục, mở hồ sơ, thu thập văn bản, tài liệu có liên quan trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của các ban / phòng, kết thúc hồ sơ.

IV/ NỘI DUNG:

Lập danh mục hồ sơ:

Hồ sơ của các ban / phòng phải được phân loại và lập thành Danh mục hồ sơ (biểu HC-14 -BM-01). Căn cứ vào các hồ sơ hiện có, các ban / phòng tổ chức lập Danh mục hồ sơ công việc của đơn vị mình.

Khi có hồ sơ mới phát sinh trong quá trình hoạt động, Trưởng đơn vị phân công cán bộ cập nhật vào Danh mục hồ sơ.

Nếu trong thời gian công tác có phát sinh hay thay đổi nội dung trong Danh mục hồ sơ, đơn vị có thay đổi phải cập nhật kịp thời, người giữ danh mục hồ sơ cũ phải huỷ an toàn, tránh sử dụng nhầm lẫn.

Hệ thống nhận biết hồ sơ

  • Sau khi kết thúc công việc, hồ sơ trước khi đưa vào tập lưu trữ, người được phân công quản lý hồ sơ phải cập nhật đầy đủ vào danh mục hồ sơ, kiểm tra các dữ liệu trong từng hồ sơ; nếu thiếu phải bổ sung, thừa hoặc không có giá trị thì loại bỏ.
  • Hồ sơ trong mỗi bộ phải được sắp xếp sao cho đảm bảo rằng:

+ Theo tuần tự thời gian thực hiện và cập nhật công việc hoặc mối quan hệ liên đới lẫn nhau.
Ví dụ: Nhận hồ sơ thầu 1/2016, tháng 5/2016, tháng 12/2016, ….
+ Có sự phân biệt rõ ràng giữa các bộ hồ sơ bằng cách đóng riêng từng tập hoặc dùng nhãn/ giấy ngăn cách. Ví dụ hồ sơ về plugin ký số

Mỗi tập hồ sơ được sắp xếp theo một trong những cách thức sau:
+ Tập hợp các văn bản có cùng tên loại (ví dụ: Quyết định…)
+ Sắp xếp theo chủ đề: Các loại văn bản, giấy tờ gồm nhiều tên gọi, nhiều tác giả…nhưng có nội dung về một vấn đề, một sự việc.
+ Sắp xếp theo đơn vị giao dịch: Tất cả văn bản có các vấn đề liên quan đến một đơn vị, một cá nhân…
+ Sắp xếp theo địa dư: Tập hợp các văn bản có liên quan đến vị trí địa lý.
+ Sắp xếp theo thời gian: Tập hợp các văn bản có cùng thời gian nhất định được lập thành tập hồ sơ.
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, Trưởng đơn vị giao nhiệm vụ cho nhân viên trong đơn vị mình mở hồ sơ, cập nhật tài liệu đưa vào hồ sơ theo danh mục hồ sơ.
Sử dụng các loại cặp hoặc bìa hồ sơ (gọi tắt là cặp hồ sơ) thích hợp để mở và lưu hồ sơ.

 

Bài viết liên quan:

>>> Một số loại loa sân khấu đáng mua nhất hiện nay

>>> Top 5 mẫu thiết kế nhà 2 tầng giá 700 triệu đẹp mắt

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA

Tổng đài CSKH: 1900 2066

Hotline: 0936 208 068

Website: https://newca.vn/

Trên đây là thông tin về Quy định quản lý hồ sơ mà doanh nghiệp cần biết. Toàn bộ nội dung được biên tập bởi đội ngũ Nef Digital – đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp.